В любій сфері діяльності, якщо береться в роботу якісь проект, то в першу чергу потрібно постановити завдання. Коли цей етап зроблений, то робоча група працівників, можете приступати до його виконання, ну а за вами лишається тільки вести чіткий контроль.
Я вам взагалі порекомендував би звернути увагу на Проектний Менеджмент від Бітрікс24
https://www.bitrix24.ua/articles/project_management.php в якому будь які дії можна довести до автоматичного режиму. Швидко, зручно, та надійно.